Revista Social Fronteriza ISSN: 2806-5913 | doi: 10.59814/resofro.2024.4(1)e173
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Artículo de investigación
Análisis de la gestión documental y su impacto en los proyectos
de vinculación del Instituto Tsa’chila, Santo Domingo, 2023
Analysis of documentary management and its impact on linkage projects of the
Tsa’chila Institute, Santo
Domingo, 2023.
Jesús Israel Rodriguez Rogel
Estudiante de Logística y transporte del Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila, Santo Domingo, Ecuador,
jesusrodriguezrogel@tsachila.edu.ec
Jordy Joao Herrera Egas
Estudiante de Logística y transporte del Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila, Santo Domingo, Ecuador,
jordyherreraegas@tsachila.edu.ec
Ing. Julio César Chala Cuadros
Docente del Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila, Santo Domingo, Ecuador, juliochala@tsachila.edu.ec
Autor de Correspondencia: Jesús Israel Rodriguez Rogel, jesusrodriguezrogel@tsachila.edu.ec
INFORMACIÓN DEL ARTÍCULO
Recibido: 11 enero 2024 | Aceptado: 17 febrero 2024 | Publicado online: 21 febrero 2024
CTTACION
Rodriguez J, Herrera J, Chala J. Análisis de la gestión documental y su impacto en los proyectos de vinculación del Instituto Tsa’chila, Santo
Domingo, 2023. Revista Social Fronteriza 2024; 4(1): e173. https://doi.org/10.59814/resofro.2024.4(1)173
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Esta obra está bajo una licencia internacionalCreative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivadas 4.0.
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RESUMEN
El presente Proyecto de Titulación con el tema: “Análisis de la Gestión Documental y su
Impacto en los Proyectos de Vinculación del Instituto Tsa’chila, Santo Domingo, 2023”, se
basa en la gestión documental que tiene la Coordinación de Vinculación con la Sociedad del
Instituto, que existe una mala recepción y registro de documentos, daños físicos en los
documentos, demora en la búsqueda de los documentos y la información dispersa, todo esto
debido a la falta de personal constante en el tratamiento de la documentación, el limitado
espacio para el almacenamiento y un paquete informático que no está acorde a las
necesidades del manejo de los documentos que se archivan, esta problemática se obtuvo de
acuerdo al levantamiento de la información mediante una metodología con un Enfoque
Cualitativo y Cuantitativo, utilizando la recolección de datos con la finalidad de probar los
objetivos específicos los cuales determinan el desarrollo de la situación actual de la
Coordinación de Vinculación por lo que se presenta un Reglamento para la Gestión
Documental y Archivo y de esta manera poder solventar los problemas en el que se encuentra
la antes mencionada Coordinación y además por medio de este Reglamento poder mantener
la Información que es muy necesaria para el buen desenvolvimiento del Instituto Superior
Tecnológico Tsa'chila en el eje de suma importancia como es la Vinculación con la Sociedad.
Palabras claves: Proyecto de Vinculación, Gestión Documental, Almacenamiento.
Abstract
This Degree Project with the topic: “Analysis of Document Management and its Impact on
the Linkage Projects of the Tsa'chila Institute, Santo Domingo, 2023”, is based on the
document management that the Coordination of Linkage with Society has. of the Institute,
that there is a poor reception and registration of documents, physical damage to the
documents, delay in searching for the documents and scattered information, all this due to
the lack of constant personnel in the processing of the documentation, the limited space for
storage and a computer package that is not in accordance with the needs of managing the
documents that are archived, this problem was obtained according to the collection of
information through a methodology with a Qualitative and Quantitative Approach, using data
collection with the purpose of testing the specific objectives which determine the
development of the current situation of the Liaison Coordination, for which a Regulation for
Document and Archive Management is presented and in this way to be able to solve the
problems in which the aforementioned is found. Coordination and also through this
Regulation to be able to maintain the Information that is very necessary for the good
development of the Tsa'chila Higher Technological Institute in the extremely important axis
such as Linking with Society
Keywords: Linking Project, Document Management, Storage.
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1. Introducción
En el presente proyecto de titulación con el tema: “Análisis de la Gestión Documental y su
Impacto en los Proyectos de Vinculación del Instituto Tsa’chila, Santo Domingo, 2023”, se
basa, en la gestión documental que tiene la Coordinación de Vinculación con la Sociedad del
Instituto, tomando en cuenta que es una institución pública y tiene que cumplir con la
planificación y gestión de los procesos de vinculación, que son responsabilidad del equipo
de Vinculación, liderando el responsable de esa área, así como también está integrada por las
coordinaciones de carrera, los gestores de vinculación y los directores de proyectos. El
proceso de los proyectos de vinculación se debe cumplir de acuerdo a la “matriz de
planificación de vinculación” la cual se genera al inicio de cada semestre, y al final se emitirá
el reporte de cumplimiento o plan de mejora, en los casos que lo planificado no se cumplió,
de acuerdo a lo establecido en la Ley Orgánica de Educación Superior (LOES). La gestión
documental en el caso del instituto y de acuerdo al proyecto de investigación se presenta un
plan para mejorar todos los procesos de la gestión documental utilizando un conjunto de
normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos que permitan
guardar la información y eliminar lo que no sirve, de la misma manera, asegurar los
documentos más valiosos. Por consiguiente, el contexto de la presente investigación constará
de la siguiente manera: En primer lugar, se realizará el análisis del planteamiento del
problema en donde se conoce la problemática que existe en la Gestión Documental
específicamente en los Proyectos de Vinculación del área de la Coordinación de Vinculación
con la Sociedad del Instituto Superior Tecnológico Tsa’chila, en base a este análisis se
realizará el planteamiento de los objetivos tanto general como específicos para poder obtener
resultados que nos den solución al problema que se encontró en base a una propuesta que
sirve de manera muy útil para el buen desarrollo de la Coordinación antes mencionada.
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2. Desarrollo
PROCESO DE PROYECTO DE VINCULACIÓN
La Ley Orgánica Reformatoria de Educación Superior dice en su Art. 67, sustitúyase el Art.
87.- REQUISITOS PREVIOS A LA OBTENCIÓN DEL GRADO ACADÉMICO. - Como
requisito previo a la obtención del grado académico los y las estudiantes deberán acreditar
servicios a la comunidad mediante programas, proyectos de vinculación con la sociedad,
prácticas o pasantías preprofesionales, con el debido acompañamiento pedagógico, en los
campos de especialidad. Art. 88.- Servicios a la comunidad. - Para cumplir con la
obligatoriedad de los servicios a la comunidad se propenderá beneficiar a sectores rurales y
marginados de la población, si la naturaleza de la carrera lo permite, o a prestar servicios en
centros de atención gratuita.
El Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila es una Institución de Educación Superior Pública
la cual debe dar cumplimiento de varias Leyes y Normas que establece su funcionamiento,
por lo tanto, lo antes mencionado es de carácter obligatorio su cumplimiento a lo cual se
deberá sujetar en el normal desenvolvimiento y de manera obligatoria.
ORGANIZACIÓN DE VINCULACIÓN:
La Coordinación de Vinculación, establecerá la organización de la vinculación tecnológica,
considerando a los responsables y coordinadores de los procesos vitales para cumplir con los
procesos de vinculación.
Concepto de Documento
Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un
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hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles
de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la
malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento
que avale su inocencia”. Aguiluz (2020)
Documento de Archivo
Chang Rodríguez, (2020) en sus conceptos sobre el documento de archivo manifiesta que el
documento de archivo tiene un carácter seriado, ya que cada documento Se produce uno a
uno y al paso del tiempo constituyen expedientes. El documento de archivo es orgánico, es
decir, se genera dentro del proceso natural de uno actividad y surge como producto o reflejo
de las tareas de su productor.
Sistema de Gestión Documental
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que disponen
de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos.
Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos
convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos
administrativos.
Sistema de información
El Sistema formal es para recabar, integrar, comprar, analizar y difundir información interna
y externa de la empresa en forma oportuna, eficaz y eficiente.
Elementos:
➢ Personas.
➢ Datos.
➢ Actividades o técnicas de trabajo.
➢ Recursos materiales en general
➢ Base de datos
3. Metodología
Enfoque Mixto
Se desarrollará un Enfoque Mixto, es decir un Enfoque Cualitativo y Cuantitativo, utilizando
la recolección de datos con la finalidad de probar los objetivos específicos los cuales
determinan el desarrollo de la situación actual de la Coordinación de Vinculación del Instituto
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Superior Tecnológico Tsa´chila y sus procesos de documentación y lograr establecer
patrones de comportamiento según el problema de estudio.
Alcance de la investigación
El tipo de investigación que se aplicó en este proyecto es exploratorio y descriptivo,
exploratorio puesto que es una investigación relativamente nueva donde se analiza las
características de la situación por la que está travesando el área de vinculación de la bodega,
además es descriptivo puesto que por medio de una entrevista estructurada se va a describir
cual es la relación de los factores o características de las variables de esta investigación y
colocar una alternativa.
Contexto de la investigación
Esta investigación se llevará a cabo dentro de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas,
en el Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila, ubicado en la parroquia Chiguilpe, Calles,
Galo Luzuriaga
Caso- universo- muestra
Para el desarrollo de la investigación se tomará el total de la Institución denominada
población, es decir el total de Coordinadores de Carrera, gestores de vinculación, estudiantes,
equipos de vinculación, directores de proyectos y Vicerrectorado, llegando a un total de 2.642
como se demuestra en la tabla siguiente:
Población
Tabla 1. Población
PERSONAL
CANTIDAD
Coordinación de carrera
12
Gestores de vinculación
12
Estudiantes
2604
Equipos de vinculación
8
Directores de proyectos
5
Vicerrectorado
1
TOTAL
2642
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
La selección que se realizó es una muestra no probabilística por conveniencia, ya que se
considera aquellas personas que mayor conocimiento tienen del proyecto de vinculación
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siendo de 12 Coordinadores de Carrera, 12 gestores de vinculación, 8 equipo de vinculación,
5 directores de proyectos y un vicerrector.
Muestra
Tabla 2. Muestra
PERSONAL
CANTIDAD
Coordinación de carrera
12
Gestores de vinculación
12
Equipos de vinculación
8
Directores de proyectos
5
Vicerrectorado
1
TOTAL
38
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Diseño de la investigación
Se desarrolla una investigación trasversal, se recolecta datos en un momento establecido, es
decir, tiempo único, dando así un propósito que se describe variables y analiza incidencia e
interrelación en un momento dado.
Procedimiento
Con el fin de dar cumplimiento a los objetivos planteados, se emplearon dos enfoques
teóricos lo que permitió dar soluciones particulares a la problemática a través de un método
cuantitativo, basado en la realización de una encuesta, en cuanto a logística inversa, ya que
es capaz de dar respuestas a los problemas que se encuentra en la empresa, de tal manera, los
resultados serán utilizados con el fin de entregar descripciones de los objetos de estudio.
a) Se procedió a realizar una propuesta en base a la investigación del Instituto Superior
Tecnológico Tsa`chila, junto a los conocimientos adquiridos.
b) Se conoce el grupo de individuos en base a la muestra.
c) Se detalla los métodos y técnicas que se emplearan en el proceso de investigación.
d) Redactar o elaborar el marco teórico, por lo tanto, se incluye los temas y definiciones
principales.
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e) Aplicación de instrumentos y recolección de datos que se denoto en las herramientas
antes mencionadas.
f) Elaboración de datos, es decir, tablas, cuadros que contienen los resultados que se
representan con gráficas.
g) Redactar conclusiones, considerada la interpretación de resultados adquiridos,
objetivos planteados en el proyecto de integración curricular.
Técnicas de recopilación de Información.
Como técnicas de levantamiento de información para saber la situación en que se encuentra
la bodega de vinculación se propuso las siguientes:
La Técnica de Observación
Es una técnica que consiste en observar atentamente el fenómeno, hecho o caso, tomar
información y registrarla para su posterior análisis, su instrumento que se tomará en cuenta
es la Ficha de Observación. (Hernández, S. F. 2004).
a) Ficha de Observación
Se aplica una ficha de observación directa en las instalaciones del instituto tecnológico
superior Tsa´chila en el área de la bodega de vinculación, para conocer el estado actual de la
bodega objeto de estudio.
La Técnica de la Entrevista
La entrevista es la técnica con la cual el investigador pretende obtener información de una
forma oral y personalizada. Los tres tipos más importantes son la entrevista estructurada, la
entrevista semiestructurada y la entrevista no estructurada. (Hernández, S. F. 2004).
b) La Entrevista Estructurada
La Entrevista Estructurada para la presente investigación será preparar las preguntas con el
Coordinador de Vinculación del Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila, es decir que nos
den una información de sus procesos en el área de documentación y archivo de la bodega de
documentos de la Coordinación.
La Técnica de la Encuesta
La encuesta como técnica de investigación se caracteriza por utilizar una serie de
procedimientos estandarizados, a partir de cuya aplicación se recogen, procesan y analizan
un conjunto de datos de una muestra estimada como representativa de una población o
universo mayor, al cual se extrapolarán los resultados. (Hernández, S. F. 2004).
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c) Cuestionario de Preguntas
Un cuestionario es un instrumento de recolección de datos a través de una serie de preguntas
que tienen el fin de recopilar información de los participantes en el estudio que en este caso
se realizará a las personas que están relacionadas en el área de la Coordinación de
Vinculación a fin de obtener información que nos dé resultados que nos demuestre si existe
o no procedimientos del manejo de la documentación y su archivo.
4. Resultados
Encuesta
Las encuestas se aplicaron a las 38 personas que de acuerdo a la Muestra se determinó,
obteniendo los siguientes resultados:
Pregunta:
1. ¿Le resulta fácil encontrar documentos impresos que almacenó hace algún tiempo?
Tabla 3. Escala de likert pregunta No 1
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
5
7
8
38
%
13,158
18,421
21,053
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 1. Resultados estadísticos de la pregunta No 1
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chil
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Los resultados a la pregunta No 1 que manifiesta lo siguiente: Le resulta fácil encontrar
documentos impresos que almacenó hace algún tiempo, aplicado a las 38 personas de acuerdo
a la Muestra se obtiene que 18 personas (47,36%) indican A veces, 8 (21,03%) Nunca, 7
(18,42%) Frecuentemente y 5 (13,15%) Siempre, lo que se demuestra que el mayor
porcentaje de personas responden que si existe problemas en encontrar documentos impresos
que almacenó hace algún tiempo.
Pregunta:
2. ¿Ha sufrido pérdidas de documentos impresos?
Tabla 4. Escala de likert pregunta No 2
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
14
9
7
38
%
36,842
23,684
18,421
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 2. Resultados estadísticos de la pregunta No 2
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Los resultados a la pregunta No 2 que manifiesta lo siguiente: Ha sufrido pérdidas de
documentos impresos, aplicado a las 38 personas de acuerdo a la Muestra se obtiene que 14
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11
personas (36,84%) indican Siempre, 9 (23,68%) Frecuentemente, 8 (21,05%) A veces y 7
(18,42%) Nunca, lo que se demuestra que el mayor porcentaje de personas responden que
Siempre ha sufrido pérdidas de documentos.
Pregunta:
3. ¿Los documentos almacenados impresos almacenados en carpetas y/o anaqueles han
sufrido deterioro?
Tabla 5. Escala de likert pregunta No 3
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
18
12
4
38
%
47,368
31,579
10,526
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 3. Figura No 9 Resultados Estadísticos de la pregunta No 3
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Los resultados a la pregunta No 3 que manifiesta lo siguiente: Los documentos almacenados
impresos almacenados en carpetas y/o anaqueles han sufrido deterioro, aplicado a las 38
personas de acuerdo a la Muestra se obtiene que 18 personas (47,36%) indican Siempre, 12
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12
(31,57%) Frecuentemente, 4 (10,52%) A veces y 4 (10,52%) Nunca, lo que se demuestra que
el mayor porcentaje de personas responden que Siempre los documentos almacenados en
carpetas han sufrido deterioro.
Pregunta:
4 ¿Le es difícil decir con precisión donde se encuentra un determinado documento?
Tabla 6. Escala de Likert pregunta No 4
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
15
18
1
38
%
39,474
47,368
2,6316
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 4. Estadísticos de la pregunta No 4
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Los resultados a la pregunta No 4 que manifiesta lo siguiente: Le es difícil decir con precisión
donde se encuentra un determinado documento, aplicado a las 38 personas de acuerdo a la
Muestra se obtiene que 18 personas (47,36%) indican Frecuentemente, 15 (39,47%) Siempre,
4 (10,52%) A veces y 1 (2,63%) Nunca, lo que se demuestra que el mayor porcentaje de
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personas responden que Frecuentemente existe dificultad determinar con precisión donde se
encuentran los documentos.
Pregunta:
5. ¿Ha sufrido reclamos por parte de los interesados al no poder encontrar un documento
impreso de importancia?
Tabla 7. Escala de likert pregunta No 5
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
19
14
2
38
%
50
36,842
5,2632
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 5. Resultados Estadísticos de la pregunta No 5
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Los resultados a la pregunta No 5 que manifiesta lo siguiente: Ha sufrido reclamos por parte
de los interesados al no poder encontrar un documento impreso de importancia, aplicado a
las 38 personas de acuerdo a la Muestra se obtiene que 19 personas (50%) indican Siempre,
14 (36,84%) Frecuentemente, 3 (7,89%) A veces y 2 (5,26%) Nunca, lo que se demuestra
que el mayor porcentaje de personas responden que Siempre ha sufrido reclamos por parte
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de los interesados en manejar dicha información al no poder encontrar un documento impreso
de importancia.
Pregunta:
6. ¿Teme que, por la humedad, mala condición de la bodega o algún desastre natural, la
información se eche a perder?
Tabla 8. Escala de likert pregunta No 6
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
18
16
8
38
%
47,368
42,105
2,6316
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 6. Resultados estadísticos de la pregunta No 6
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Los resultados a la pregunta No 6 que manifiesta lo siguiente: Teme que, por la humedad,
mala condición de la bodega o algún desastre natural, la información se eche a perder,
aplicado a las 38 personas de acuerdo a la Muestra se obtiene que 18 personas (47,36%)
indican Siempre, 16 (42,10%) Frecuentemente, 3 (7,89%) A veces y 1 (2,63%) Nunca, lo
que se demuestra que el mayor porcentaje de personas responden que Siempre tienen el temor
que la humedad, mala condición de la bodega o algún desastre natural, la información se eche
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a perder.
Pregunta:
7. Se realiza el archivo de la documentación de acuerdo a las normas y procedimientos
establecidos para mantener y archivar los documentos
Tabla 9. Escala de Liker8t pregunta No 7
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
9
6
11
38
%
23,684
15,789
28,947
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 7. Resultados estadísticos de la pregunta No 7
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Los resultados a la pregunta No 7 que manifiesta lo siguiente: Se realiza el archivo de la
documentación de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para mantener y
archivar los documentos, aplicado a las 38 personas de acuerdo a la Muestra se obtiene que
12 personas (31,57%) indican A veces, 11 (28,94%) Nunca, 9 (23,68%) Siempre, 6
(15,78%) Frecuentemente, lo que se demuestra que el mayor porcentaje de personas
responden que A veces se realiza el archivo de la documentación de acuerdo a las normas y
procedimientos establecidos para mantener y archivar los documentos.
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Pregunta:
8. Existe alguna Política Institucional en materia de gestión documental y archivo
Tabla 10. Escala de likert pregunta No 8
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
6
5
15
38
%
15,789
13,158
39,474
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 8. Resultados estadísticos de la pregunta No 8
Los resultados a la pregunta No 8 que manifiesta lo siguiente: Existe alguna Política
Institucional en materia de gestión documental y archivo, aplicado a las 38 personas de
acuerdo a la Muestra se obtiene que 15 (39,47%) personas indican Nunca, 12 (31,57%) A
veces, 6 (15,78%) Siempre, 5 (13,15%) Frecuentemente, lo que se demuestra que el mayor
porcentaje de personas responden que Nunca Existe alguna Política Institucional en materia
de gestión documental y archivo,
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Pregunta:
9. Existe un reglamento para la gestión documental y archivo del instituto superior
tecnológico Tsa’chila
Tabla 11. Escala de likert pregunta No 9
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
3
5
19
38
%
7,8947
13,158
50
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 9. Resultados estadísticos de la pregunta No 9
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Los resultados a la pregunta No 9 que manifiesta lo siguiente: Existe un reglamento para la
gestión documental y archivo del instituto superior tecnológico Tsa’chila , aplicado a las 38
personas de acuerdo a la Muestra se obtiene que 19 personas (50%) indican Nunca, 11
(28,94%) A veces, 3 ( 7,89%) Siempre, 5 (13,15%) Frecuentemente, lo que se demuestra
que el mayor porcentaje de personas responden que Nunca Existe un reglamento para la
gestión documental y archivo del instituto superior tecnológico Tsa’chila
Revista Social Fronteriza ISSN: 2806-5913 | doi: 10.59814/resofro.2024.4(1)e173
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Pregunta:
10. Existe inventarios de archivos institucionales
Tabla 12. Escala de Likert pregunta No 10
Siempre
Frecuentemente
Nunca
Total
Total
Respuestas
8
4
16
38
%
21,053
10,526
42,105
100
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Figura 10. Resultados estadísticos de la pregunta No 10
Elaborado por: Herrera Jordy, Rodríguez Rogel Jesús Israel
Fuente: Instituto Superior Tecnológico Tsa`chila
Los resultados a la pregunta No 10 que manifiesta lo siguiente: Existe Inventarios de
Archivos Institucionales, aplicado a las 38 personas de acuerdo a la Muestra se obtiene que
16 personas (42,10%) indican Nunca, 10 (26,31%) A veces, 8 (21,05%) Siempre, 4 (10,51%)
Frecuentemente, lo que se demuestra que el mayor porcentaje de personas responden que
Nunca Existe Inventarios de Archivos Institucionales.
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5. Discusión
Manual de gestión documental y archivo de acuerdo a las normas iso 15489 – 30301 aplicado
a los proyectos de vinculación de la coordinación de vinculación con la sociedad del Instituto
Superior Tecnológico Tsa´Chila
Alcance del Presente Manual
Es de aplicación a todos los documentos administrativos creados y recibidos por La
Coordinación de Vinculación del proceso del Proyecto de Vinculación del Instituto Superior
Tecnológico Tsa'chila en el ejercicio de sus funciones.
Justificación
El presente Manual tiene como misión lograr una estructura estandarizada en el cuerpo de
los documentos utilizados en los Proyectos de Vinculación de la Coordinación de
Vinculación para una mejor organización y coordinación que permita: Generar, distribuir,
proteger, custodiar y garantiza la integridad de los documentos. Certificando la
disponibilidad de la información que permitan un manejo optimo y oportuno dentro de todo
el proceso de gestión y almacenamiento.
Modelo de Gestión Documental para el proceso del Proyecto de Vinculación de la
Coordinación de Vinculación con la Sociedad del ISTT.
El presente Manual permitirá a la Coordinación de Vinculación a optimizar la información
generada diariamente, la cual será digitalizada y almacenada en el repositorio del archivo de
la Coordinación, permitirá organizar de una manera adecuada los documentos
administrativos y brindar seguridad de la información de relevancia, mediante una
organización confiable.
El modelo pretende unificar criterios, definir pautas para la elaboración y presentación de los
documentos que se generan y administran, convirtiéndose en una herramienta que permita
continuar con el proceso de gestión documental hacia un estándar que pueda servir como
referente de cualquier sistema que lo desee adoptar.
El Modelo de Gestión Documental es un esquema teórico que facilita la comprensión y
describe las funciones, procesos y roles con el objetivo de contribuir a mejorar el manejo de
la información del proceso del Proyecto de Vinculación de la Coordinación de Vinculación.
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Figura 11.Modelo de Gestión Documental.
Elaboración: Jordy Herrera, Jesús Rodríguez
6. Conclusiones
Se realizo un diagnóstico de la situación actual de la gestión documental del proceso de los
proyectos de vinculación que se ha presentado en el Instituto Superior Tecnológico Tsa´chila,
el mismo que se procedió por medio de la entrevista con quienes intervienen el en proceso
en este caso con el Coordinador de Vinculación con la Sociedad del Instituto Superior
Tecnológico Tsáchilas, el mismo que manifestó que en la clasificación de documentos se
ponen en cartones que en el futuro y por las condiciones climáticas del sitio de
almacenamiento de los documentos se van deteriorando, que Lamentablemente tenemos que
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tener documentación física y documentación digital obviamente nosotros si manejamos
documentación digital, ustedes pueden observar en la intranet donde pueden ingresar y
revisar toda esta documentación, pero también necesitamos la documentación física. De
hecho, por eso todavía mantenemos ese tipo de documentación, salvo que nosotros
tuviéramos un programa propio, o sea, es decir bien sea un ordenador central, aquí ya no
hablamos de una nube, sino de un ordenador central o en su defecto contratáramos un espacio,
pero exclusivo para este proceso podríamos implementar otro tipo de tecnología ¿Ahora cuál
es el problema? Por lo general, ustedes como estudiantes tienen firmas físicas, no tienen una
firma electrónica un documento con firma física que se ha escaneado, tiene que haber un
original caso contrario a lo que deberían tener ustedes son firmas electrónicas y eso,
obviamente, pues no les vamos a obligar a gastar 50 a 60 dólares en una firma electrónica
para un documento que es 1 o dos veces en toda su vida. Es educativo eso también es otra de
las razones por las cuales nos toca todavía mantener documentos en físico.
El análisis de las Normas ISO 15489 se determinó que no es una norma certificable, sino
más bien es una norma que propone “buenas prácticas” para la gestión de documentos
formulada como un patrón único y universal en este ámbito, e inclusive por esto más adelante
la ISO propuso la familia de normas ISO 30300 donde se abarca la certificación para sistemas
de gestión documental, sin embargo en la norma ISO 30300 se estipulan los fundamentos y
terminología, y se explica el propósito de un SGD, así como los principios para una
implementación exitosa y la terminología presentada fue elaborada de forma que sea
compatible con el resto de normas de sistemas de gestión de la ISO y se determino la
compatibilidad de estas dos Normas que se adapten a los requerimientos de los Proyectos de
Vinculación para la adecuada gestión documental en base a un Modelo de Gestión
Documental para el proceso del Proyecto de Vinculación de la Coordinación de Vinculación
con la Sociedad del ISTT.
De acuerdo a la información que se obtuvo de las encuestas y la ficha de observación se
puede determinar que existen falencias en el manejo de la documentación, nos da la certeza
que no se cumplen con las medidas de seguridad, conservación de documentación y el
archivo de dicha documentación, así como su buena clasificación, registro supervisión del
cumplimiento de los métodos, procesos y procedimientos para el ingreso, registro,
producción, circulación, clasificación, descripción, concentración, uso, custodia,
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conservación, preservación, así como las transferencias de los documentos, por tal razón se
diseñó una propuesta de un manual de gestión documental y archivo de acuerdo a las normas
iso 15489 – 30301 aplicado a los proyectos de vinculación de la coordinación de vinculación
con la sociedad del Instituto Superior Tecnológico Tsa´Chila ya que de acuerdo a las políticas
de las Instituciones que llevan el control de la Educación Superior como la SENESCYT y
CACES determinan la educación de calidad y por tal razón se debe manejar toda la
información que genere dicho procedimiento de la mejor manera que sirvan a las nuevas
generaciones que siguen cursando sus estudios.
Conflicto de Intereses
Los autores declaran que este estudio no presenta conflictos de intereses y que, por tanto, se ha
seguido de forma ética los procesos adaptados por esta revista
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